近年、DropboxやBoxといったクラウドストレージは、多くの方が仕事の場面で利用していることでしょう。それに加えて、Googleもまたクラウドストレージの一つであるGoogle ドライブを提供しています。Google ドライブは、場所や時間、使用するデバイスに関係なく、効率的に作業を遂行したり、ドキュメントを編集・共有するための基盤となっています。
言ってしまえば、Google ドライブの存在が、現代の業務遂行の一角を支えているとも言えるでしょう。そこで今回は、Google ドライブがどのような機能を持ち、どのような便利さをもたらすのかについて詳しく紹介していきたいと思います。
Google ドライブとは
個人向けの無料版の Google ドライブもありますが、ここでは企業向けのサービス Google Workspace で利用できる Google ドライブについて紹介していきたいと思います。Google ドライブは Google Workspace の全てのプランで利用でき、最も安価なプランの Business Basic では 1ユーザーあたり 30GB が提供されています。
注意: 30GB の容量は Gmail、Google フォトと共用です。
更に上位の Business Standard では 2TB、その上の Business Plus では 5TB が利用できます。また、この容量は月額の課金で追加購入することができます。この Google ドライブですが、クラウド上のただの保存領域と侮ってはいけません。
ファイルを編集したり、自動保存ができる
Google Workspaceでは、Microsoft Officeの互換ソフトであるドキュメント（Word）、スプレッドシート（Excel）、スライド（PowerPoint）が提供されています。
Google ドライブに保存された Excel ファイルを開くと、Excel と同様の画面でファイルを編集することができます。
これにより、デスクトップ版のExcelを使わずに、ブラウザ上で手軽に編集作業を行うことができます。また、複数のユーザーが同時にファイルを編集することも可能です。例えば、チームで共同作業を行う際には、Google ドライブ上のExcelファイルを開いて編集することで、リアルタイムでの情報共有や変更の確認がスムーズに行えます。
さらに、Google ドライブの自動保存機能により、編集中のファイルが意図せず失われることもありません。
例えば、Wordで重要な文書を作成した場合、不慮の事故や異常終了によってファイルが失われる可能性があります。しかし、Googleドライブを使用することで、作成したドキュメントは自動的に保存されるため、そのようなリスクはありません。また、Googleドライブはクラウド上に保存されるため、いつでもどこからでもアクセスできる利便性も備えています。
編集作業の効率化とファイルのセキュリティを両立させることができるのが、Google ドライブの魅力です。保存し忘れやファイルの破損のリスクを軽減することができます。
Google ドライブの便利な機能の一つは、自動保存とバージョン履歴の管理です。
動画でも紹介していますが、Google ドライブは編集作業中の変更を自動的に保存してくれるので、いつでも任意の状態に戻すことができます。これにより、作業中に何か問題が発生した場合でも、以前のバージョンに簡単に戻ることができます。
また、Google ドライブはファイルのバージョン履歴も自動的に保存しています。つまり、ファイルの変更や編集が行われるたびに新しいバージョンが作成され、過去のバージョンも確認することができます。これにより、間違って削除した内容や、誤って上書き保存してしまったファイルも、以前のバージョンから復元することができます。
バージョン履歴の管理機能は、作業のミスを修正するだけでなく、共同作業時にも非常に便利です。例えば、チームでのプロジェクトにおいて、複数人が同じファイルを編集している場合に、誰がどの変更を行ったのかを確認することができます。また、誰かが誤ってファイルを破損させてしまった場合でも、以前のバージョンから復元することができますので、作業の進行をスムーズにすることができます。
Google ドライブの自動保存とバージョン履歴の管理機能は、作業効率を大幅に向上させるだけでなく、ファイルのセキュリティも高めることができます。作業中のデータの損失や破損のリスクを軽減し、安心して作業に取り組むことができます。また、共同作業時にも作業の進行を円滑にすることができますので、チームでのプロジェクト管理にも役立ちます。
Google ドライブは単なるクラウドストレージではなく、編集作業の効率化とファイルのセキュリティを両立させる優れたツールです。自動保存とバージョン履歴の管理機能を活用して、より効率的に作業を進め、安心してファイルを管理しましょう。
OCR、AI が利用できる
Google WorkspaceにはOCR（光学的文字認識）の機能も組み込まれており、Googleドライブに保存された画像やPDFファイルの文字列で検索することができます。
これにより、大量の文書や画像を効率的に検索し、必要な情報を素早く見つけることができます。
例えば、会議の議事録や重要な書類がたくさんある場合、手作業で全ての文書を一つずつ開いて内容を確認するのは非常に手間がかかります。しかし、GoogleドライブのOCR機能を利用することで、文書内の文字列を検索するだけで目的の情報を瞬時に見つけることができます。
さらに、OCR機能は画像やPDFファイルだけでなく、ハンドブックや取扱説明書などの紙の文書も対応しています。例えば、大量の取扱説明書がある場合、特定の製品名やキーワードで検索することで、必要な情報をすばやく見つけることができます。
このように、GoogleドライブのOCR機能は業務の効率化を図るだけでなく、情報の検索時間を大幅に短縮することができます。大量の文書や画像を効率的に管理し、必要な情報を瞬時に見つけるために、GoogleドライブのOCR機能を積極的に活用しましょう。
こちらの記事でも詳しく紹介しています。
まとめ
Googleドライブは単なる保存領域ではなく、効率的で柔軟な働き方を実現するための優れたツールです。業務の生産性を向上させながら、情報の保存と共有を簡素化することができます。クラウドストレージは現代の仕事の一部となっており、Googleドライブはその中でも特に優れたサービスです。ぜひ積極的に活用して、効率的な働き方を実現しましょう。
